Payroll (เพย์โรล) คือระบบหรือกระบวนการที่ใช้ในการจัดการเงินเดือน ค่าจ้าง และผลตอบแทนอื่นๆ ของพนักงานในองค์กร โดยรวมถึงการคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รายได้เสริม และการออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น สลิปเงินเดือน หรือใบหักภาษี ณ ที่จ่าย
ทำไมต้องเข้าใจ Payroll?
การจัดการเพย์โรลที่ถูกต้องไม่ใช่แค่เรื่องตัวเลข แต่เกี่ยวข้องกับ กฎหมายแรงงาน ภาษี และความพึงพอใจของพนักงาน หากคำนวณผิดอาจทำให้:
- พนักงานขาดความเชื่อมั่นในองค์กร
- เกิดความเสี่ยงด้านภาษีหรือถูกปรับจากหน่วยงานภาครัฐ
- เสียเวลาในการแก้ไขย้อนหลัง
องค์ประกอบของ Payroll มีอะไรบ้าง?
- เงินเดือนพื้นฐาน (Base Salary)
รายได้ประจำที่กำหนดตามตำแหน่งงาน - รายได้เพิ่มเติม
- ค่าล่วงเวลา (OT)
- ค่าคอมมิชชั่น
- โบนัส
- ค่าเดินทาง/เบี้ยเลี้ยง
- การหักเงิน
- ภาษีเงินได้ ตามอัตราก้าวหน้า
- ประกันสังคม
- กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
- รายการหักอื่นๆ เช่น ขาด ลา มาสาย
- สลิปเงินเดือน (Payslip)
เอกสารสรุปรายรับ-รายจ่ายของพนักงานในแต่ละงวด
ขั้นตอนการทำ Payroll
- รวบรวมข้อมูลพนักงาน
- เวลาเข้าออกงาน
- การลางาน
- รายการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน
- คำนวณรายได้สุทธิ
- เงินได้ – รายการหัก = เงินได้สุทธิ
- โอนเงิน / ออกสลิปเงินเดือน
- ส่งรายงานให้หน่วยงานภาครัฐ
- ภาษี (ภ.ง.ด.1)
- ประกันสังคม (สปส.1-10)
ระบบ Payroll กับการทำงานจริง
หลายธุรกิจเริ่มจากการคำนวณ Payroll ด้วย Excel หรือทำด้วยตนเอง แต่เมื่อมีพนักงานมากขึ้น หรือระบบซับซ้อนขึ้น (OT, ค่าคอมฯ, กะกลางคืน ฯลฯ) จะเริ่มมีข้อผิดพลาด หรือใช้เวลามาก
จึงมีการใช้ ซอฟต์แวร์ Payroll เพื่อ:
- ลดเวลาการคำนวณ
- ป้องกันความผิดพลาด
- เก็บประวัติย้อนหลังอย่างมีระบบ
สรุป
Payroll คือระบบจัดการเงินเดือนอย่างครบวงจร ครอบคลุมตั้งแต่การคำนวณรายได้ การหักภาษี ไปจนถึงการส่งเอกสารให้รัฐ การเข้าใจพื้นฐานเพย์โรลเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับ HR และเจ้าของกิจการที่ต้องการบริหารทีมอย่างมืออาชีพ